//
you're reading...
Uncategorized

Time Management


Berapa jam Anda tidur? Delapan jam, enam jam, tiga jam? Berapa lama perjalanan dari rumah ke tempat kerja? Tiga puluh menit, empat puluh lima menit, satu jam? Berapa menit membaca e-mail dalam sehari? Lima puluh menit, tujuh puluh menit, seratus dua puluh menit? Berapa waktu untuk melihat-lihat junk e-mail? tujuh puluh menit, seratus dua puluh menit?

Mungkin Anda akan menebak kalimat selanjutnya adalah : berapa menit waktu untuk mengamati awan?

Inti dari rentetetan pertanyaan di atas adalah bagaimana selama ini kita mengelola waktu? Bahasa kerennya Time Management. Mengapa menit? Sebab mengelola waktu berarti mengelola menit satu ke menit lainnya setiap hari untuk mencapai keinginan dan kebutuhan kita. Seringkali yang terlupa (terabaikan) adalah tuntutan untuk menyingkirkan segala aktivitas yang bersifat ‘buang waktu’ sebanyak mungkin.

Para manager yang produktif telah belajar untuk mengelola waktu dengan ‘pengorbanan’. Menjadi manager bukan berarti otomatis mendapatkan seribu tangan yang menempel. Mereka belajar untuk hanya mengerjakan kurang lebih tiga tugas utama dalam satu hari. Focus pada tiga prioritas tugas ini (dengan tambahan beberapa kewajiban rutin dan penting), terbukti lebih memudahkan perhatian dan memanfaatkan waktu secara optimal. Keuntungan lainnya adalah membantu kita membangun standar performa kerja dan menjaga motivasi (semangat) karena di tiap penghujung hari, ada pencapaian positif yang terukur.

Keterampilan mengelola waktu menjadi faktor penting keberhasilan seseorang dalam mencapai target. Salah satu strategi dalam mengelola waktu adalah dengan mengurangi sebanyak mungkin gangguan baik secara fisik atau abstrak. Seringkali kita tidak sadar sedang ‘tersesat’ di berbagai aktivitas dan tiba-tiba terjadi ‘traffic jam’. “Oooops ….. saya lupa menelpon Ibu Martha,”; “Astaga …sudah jam tiga, saya belum menyelesaikan proposal untuk Pt. ABCDE,” atau … “Lho… tadi bukannya sudah saya e-mail ya, kok saya e-mail lagi???”

Baby step

Langkah pertama, dalam mempelajari skill mengelola waktu adalah dengan menentukan sedetil mungkin bagaimana kita menggunakan waktu setiap harinya. Mulai dari bangun tidur, menyiapkan sarapan, berangkat ke tempat kerja, membuat kopi di kantor, rumpi pagi dengan rekan satu ruagan, membaca e-mail, mengirim e-mail, menyelesaikan dokumen, dan seterusnya hingga menjelang tidur.

Buatlah jurnal aktivitas menit ke menit dalam satu minggu. Baik manual maupun dengan gadget, yang terpenting adalah mengetahui jenis aktivitas dan berapa lama waktunya. Setelah satu minggu, evaluasi secara cermat bagaimana kita menghabiskan waktu di tiap menitnya. Jumlahkan berapa banyak waktu dalam satu minggu kita melakukan aktivitas yang bersifat penting, kritis, dan membuang-buang waktu.

Langkah ke dua, pelajari lingkungan kerja termasuk tempat tinggal. Apakah letak penyimpanan sepatu menyita waktu di pagi hari? Apakah meja kerja penuh dengan pernak-pernik yang memancing perhatian ke ‘dunia lain’ alih-alih konsentrasi pada pekerjaan? Apakah daftar nomor telepon yang diperlukan setiap hari berada di posisi yang tepat? Apakah tempelan memo kita telah bertumpuk? Apakah filing document berada di jangkauan? Apakah temperature ruang kerja mendukung konsentrasi dan sebagainya…

Padukan kedua analisis (jurnal aktivitas satu minggu dan lingkungan) untuk menciptakan konsentrasi dan produktivitas kerja. Buatlah sistem prioritas dengan urutan nomor atau abjad untuk memudahkan evaluasi ini.

Siapkan pula aktivitas pra-rencana. Sebaiknya aktivitas ini juga menjadi rutinitas di pagi hari sebelum memasuki aktivitas ‘inti’. Kita dapat melakukannya di dalam perjalanan ke tempat kerja, seperti taxi, kereta, bus, kecuali jika kita mengemudikan mobil sendiri. Kalaupun tidak sempat di rumah sebelum berangkat ke kantor, sempatkan untuk selalu memulai aktivitas kerja dengan membaca ‘To Do List’.

Aktivitas pra-rencana ini juga memberi kita kesempatan evaluasi ulang prioritas tugas hari ini. Beri tanda perubahan prioritas itu dengan jelas sehingga memudahkan kita untuk mencapai target kerja. Bedakan tugas yang bersifat urgent (mendesak) dan penting. Sifat urgent karena adanya konsekuensi waktu yang singkat (pendek). Sementara pekerjaan yang bersifat penting lebih berimplikasi jangka panjang untuk mencapai goal.

Kebiasaan positif ini akan membantu kita untuk menyiapkan rencana alternative, baik dengan cara menambahkan catatan di daftar tersebut atau di pikiran kita. Selalu siapkan diri untuk hal-hal tak terduga, dan fleksibel.

Secara ringkas, strategi umum untuk memaksimalkan waktu adalah:

  • Mengenali dan mengevaluasi bagaimana kita menggunakan waktu
  • Fokuskan waktu dengan membuat prioritas kerja
  • Rencanakan cara pemanfaatan waktu dalam satu hari
  • Selalu temukan solusi untuk meningkatkan waktu lebih efektif dari sekarang
  • Hilangkan aktivitas yang hanya membuang waktu
  • Hindari gangguan
  • Tingkatkan skill-skill dasar kerja sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan akurat
  • Tentukan berapa banyak waktu berharga yang kita miliki dan maksimalkan “nilai”nya

Semoga bermanfaat

Diunduh dari http://konsultankarir.com (Sumber: Rich, Jason R. (2001) Your career – coach yourself to success. New York; Learning Express,LLC)

About Made Sumitre

Saya hanya menulis dan membagikan apa yang sudah pernah saya baca.

Discussion

No comments yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

header

Timnas Indonesia Tim Sepakbola Nasional Indonesia mengenakan kostum baru yang diluncurkan di Stadion Utama Gelora Bung Karno, Senayan Jakarta.... Baca selengkapnya »

Anak Indonesia jadi siswa terbaik sekolah MU Anak Indonesia dari pasangan perkawinan campur, Jack Brown (11),.... Baca selengkapnya »

Timnas AFF Kuartet pemain Indonesia yang bermain di klub CS Vise di Divisi II Liga Belgia, yakni Syamsir Alam.... Baca selengkapnya »

TImnas IndonesiaPelatih Timnas PSSI, Nil Maizar, mengaku telah menemukan bentuk permainan timnas… Baca selengkapnya »

Blog Stats

  • 328,775 hits
%d bloggers like this: